FACTURACIÓN EN OpenERP
1.
Abrir la URL relacionada al sistema de su compañía.
2.
Debe escoger la base de datos relacionada, conocer sus credenciales
(nombre de usuario y contraseña).
3.
Debe dar clic en "Iniciar Sesión".
Crear un pedido de venta:
Una
vez que ingresamos al sistema, ubicarse en la barra de menús y dar clic en la
opción VENTAS/Pedidos de ventas:
Se despliega la siguiente
pantalla:
Dar
clic en el botón Nuevo y se despliega
la siguiente pantalla:
Los
campos que tienen fondo celeste son obligatorios en todo el sistema. Dichas
secciones permiten auto completar campos, las lupas al final de cada casillero
indican que se puede seleccionar desde un conjunto de variables, o bien sea
generar una nueva entrada y por último unos campos donde se debe seleccionar
las opciones ahí ya establecidas.
Para
ir pasando de campo en campo, vamos a teclear "TAB", de esta manera,
vamos navegando con el teclado en cada campo.
1. Nos ubicamos en el campo del cliente y damos clic en la lupa.
Se
despliega la siguiente pantalla:
Una
vez escogido el cliente procedemos a completar los campos referentes a:
2. Paciente, 3. Médico Referente. y 4. Tarifa
Procedemos
a agregar productos al pedido de venta
dando clic en el botón Nuevo.
Se
despliega una pantalla donde se debe escoger los productos que necesita el
cliente.
· Producto:
Escoger la referencia del producto y pulsar la tecla TAB
o dar clic en la lupa para escoger un producto:
Seleccionar el producto adecuado y
se carga a la línea de pedido de venta.
· Cantidad: Debemos indicar la
cantidad/unidades del producto.
Dar
clic en el botón Guardar y Nuevo si se desea seguir agregando productos
al pedido de venta, Guardar y Cerrar si ya no desea más productos o en Cancelar
si el cliente ya no desea hacer el pedido.
Una vez elegidos los productos se despliega la
siguiente pantalla:
Dar
clic en el botón Guardar.
Hasta
el momento tenemos un pedido de venta en estado presupuesto, para convertirlo
definitivamente en un pedido de venta debemos dar clic en el botón Confirmar
Pedido o en su defecto en el botón Cancelar pedido.
Crear una factura:
Este
documento está compuesto por tres partes:
El encabezado de la factura, con
información del cliente,
El cuerpo principal de la factura,
con líneas de facturas detalladas,
El pie de la página, con detalle de los impuestos y los
totales.
Estados en los que puede
presentarse una factura:
Borrador: Estado en el que una factura no genera movimientos
contables. También llamada Pro-forma.
Una factura en borrador, puede pasar
de Borrador a Eliminada, y de Borrador a Abierta.
Abierta: Una factura pasa a este estado una vez que se valida la
factura borrador.
Una factura al pasar al estado
abierta si genera movimientos contables.
Una factura Abierta, es una factura
borrador validada.
Pagada: Una factura pasa a este estado una vez que fue pagada en su
totalidad por el cliente.
Para poder eliminar una factura
validada antes que nada se debe cancelar la factura y llevarla a estado
borrador (solo en este estado se pueden borrar).
Para ello
damos clic en la barra de menús y seleccionamos VENTAS/Pedidos de ventas:
Se
presenta la siguiente pantalla:
En el caso
de este ejemplo ya tenemos algunos pedidos de venta en estados (presupuesto o
en proceso), la diferencia radica en que en un presupuesto el pedido de
venta aun no fue confirmado en cambio en un pedido de venta en proceso si fue confirmado.
Damos clic en cualquier pedido de venta, en este
caso en estado presupuesto y se despliega la siguiente pantalla:
Pulsar
el botón Confirmar pedido, y los valores totales se auto calculan. Es
importante recalcar el cambio del estado del presupuesto que ahora es pedido de
venta. Aparecen ahora dos botones adicionales, Avanzar Factura y Crear
factura final.
Damos
clic en el botón Crear factura final y
nos aparece la siguiente pantalla:
Campos a llenar:
· Número de factura: Se le asignará un número
dependiendo de nuestra secuencia de numeración según autorización del SRI.
Al asignarle uno incorrecto el
sistema despliega la siguiente pantalla:
· Agencia: Escoger la agencia en la
que se encuentra ubicado.
· Punto de emisión: Corresponde al número de
ventanilla de esa agencia en la que se está generando la factura.
· Cliente:
· Dirección de factura: Nos propone la dirección
correspondiente al cliente. Podemos cambiar de dirección en el caso necesario.
Este campo proviene del cliente.
· Posición fiscal: Tenemos varias opciones,
escoger la adecuada.
· Fecha factura: Dejarlo vacío para
utilizar la fecha actual.
· Autorización: Campo asignado por el
SRI y que el sistema lo llena automáticamente.
· Forzar periodo: Dejarlo vacío para
utilizar el periodo de la fecha de validación de la factura.
· Cuenta: La cuenta contable del
cliente. Este campo proviene del cliente.
· Plazo de pago: Por defecto 30 días fin
de mes.
Una
vez que los campos esenciales están llenos, pulsar el botón Calcular Impuestos
· Calcular Impuestos: En el caso que
modifiquemos una factura ya creada, debemos hacer que nos re calcule los
impuestos.
Dar clic en el botón Validar para que la factura pase al estado Abierto.
Mas información www.trescloud.com
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