viernes, 8 de febrero de 2013

Manual de Pedido de venta a Factura en OpenERP v6


FACTURACIÓN EN OpenERP
 1. Abrir la URL relacionada al sistema de su compañía.
 2. Debe escoger la base de datos relacionada, conocer sus credenciales (nombre de usuario y contraseña).
 3. Debe dar clic en "Iniciar Sesión". 

Crear un pedido de venta:
Una vez que ingresamos al sistema, ubicarse en la barra de menús y dar clic en la opción VENTAS/Pedidos de ventas:
Se despliega la siguiente pantalla:
Dar clic en el botón Nuevo y se despliega la siguiente pantalla: 
 

Los campos que tienen fondo celeste son obligatorios en todo el sistema. Dichas secciones permiten auto completar campos, las lupas al final de cada casillero indican que se puede seleccionar desde un conjunto de variables, o bien sea generar una nueva entrada y por último unos campos donde se debe seleccionar las opciones ahí ya establecidas. 

Para ir pasando de campo en campo, vamos a teclear "TAB", de esta manera, vamos navegando con el teclado en cada campo. 

1. Nos ubicamos en el campo del cliente y damos clic en la lupa.
Se despliega la siguiente pantalla:
Una vez escogido el cliente procedemos a completar los campos referentes a:
2. Paciente, 3. Médico Referente. y 4. Tarifa
 
Procedemos a agregar productos al pedido de venta dando clic en el botón Nuevo.
Se despliega una pantalla donde se debe escoger los productos que necesita el cliente.

·  Producto: Escoger la referencia del producto y pulsar la tecla TAB o dar clic en la lupa para escoger un producto:
 Seleccionar el producto adecuado y se carga a la línea de pedido de venta. 

·  Cantidad: Debemos indicar la cantidad/unidades del producto.
Dar clic en el botón Guardar y Nuevo si se desea seguir agregando productos al pedido de venta, Guardar y Cerrar si ya no desea más productos o en Cancelar si el cliente ya no desea hacer el pedido.
Una vez elegidos los productos se despliega la siguiente pantalla:
Dar clic en el botón Guardar.
Hasta el momento tenemos un pedido de venta en estado presupuesto, para convertirlo definitivamente en un pedido de venta debemos dar clic en el botón Confirmar Pedido o en su defecto en el botón Cancelar pedido.
 
Crear una factura:

Este documento está compuesto por tres partes:
            El encabezado de la factura, con información del cliente,
            El cuerpo principal de la factura, con líneas de facturas detalladas,
            El pie de la página, con detalle de los impuestos y los totales.

Estados en los que puede presentarse una factura:

Borrador: Estado en el que una factura no genera movimientos contables. También llamada Pro-forma.
Una factura en borrador, puede pasar de Borrador a Eliminada, y de Borrador a Abierta.

Abierta: Una factura pasa a este estado una vez que se valida la factura borrador.
Una factura al pasar al estado abierta si genera movimientos contables.
Una factura Abierta, es una factura borrador validada.

Pagada: Una factura pasa a este estado una vez que fue pagada en su totalidad por el cliente.

Para poder eliminar una factura validada antes que nada se debe cancelar la factura y llevarla a estado borrador (solo en este estado se pueden borrar).

Para ello damos clic en la barra de menús y seleccionamos VENTAS/Pedidos de ventas:
Se presenta la siguiente pantalla:
En el caso de este ejemplo ya tenemos algunos pedidos de venta en estados (presupuesto o en proceso), la diferencia radica en que en un presupuesto el pedido de venta aun no fue confirmado en cambio en un pedido de venta en proceso si fue confirmado.

Damos clic en cualquier pedido de venta, en este caso en estado presupuesto y se despliega la siguiente pantalla:

Pulsar el botón Confirmar pedido, y los valores totales se auto calculan. Es importante recalcar el cambio del estado del presupuesto que ahora es pedido de venta. Aparecen ahora dos botones adicionales, Avanzar Factura y Crear factura final.
Damos clic en el botón Crear factura final y nos aparece la siguiente pantalla:
Campos a llenar:
· Número de factura: Se le asignará un número dependiendo de nuestra secuencia de numeración según autorización del SRI. 
  Al asignarle uno incorrecto el sistema despliega la siguiente pantalla:
· Agencia: Escoger la agencia en la que se encuentra ubicado.
· Punto de emisión: Corresponde al número de ventanilla de esa agencia en la que se está generando la factura.
· Cliente:
· Dirección de factura: Nos propone la dirección correspondiente al cliente. Podemos cambiar de dirección en el caso necesario. Este campo proviene del cliente.
· Posición fiscal: Tenemos varias opciones, escoger la adecuada.
· Fecha factura: Dejarlo vacío para utilizar la fecha actual.
· Autorización: Campo asignado por el SRI y que el sistema lo llena automáticamente.
· Forzar periodo: Dejarlo vacío para utilizar el periodo de la fecha de validación de la factura.
· Cuenta: La cuenta contable del cliente. Este campo proviene del cliente.
· Plazo de pago: Por defecto 30 días fin de mes.

Una vez que los campos esenciales están llenos, pulsar el botón Calcular Impuestos
· Calcular Impuestos: En el caso que modifiquemos una factura ya creada, debemos hacer que nos re calcule los impuestos.
Dar clic en el botón Guardar. Hasta el momento tenemos la factura en estado Borrador.

Dar clic en el botón Validar para que la factura pase al estado Abierto.
Con esto la factura queda lista para proceder al proceso de pago por parte del cliente.

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