Reembolso según la normativa del SRI (Ecuador) - Desde el punto de vista del cliente final

Reembolsos según la normativa del SRI (Ecuador)

Siguiendo la normativa vigente del Servicio de Rentas Internas del Ecuador, hemos dividido a los reembolsos en 2 escenarios generales:

1. El reembolso desde el punto de vista del intermediario
2. El reembolso desde el punto de vista del cliente final

Los escenarios ayudan a entender de mejor manera el proceso completo utilizado en reembolsos que involucra los 2 escenarios, pero que no todas las empresas lo llevan a cabo.

Introducción:

La normativa del SRI permite a las empresas (Cliente) registrar como gastos propios ciertos documentos autorizados emitidos a nombre de una tercera empresa (Intermediario). El proceso general consta de los siguientes elementos:

• Empresa intermediaria que efectua las compras de bienes y servicios a su nombre para luego pasarlo a su cliente como reembolso de gastos. 
• Documentos autorizados por el SRI emitidos a nombre del intermediario
• Documentos sin autorización del SRI (*1) .
• Empresa Final o Cliente que recibe la factura de reembolso.

(*1) Gastos que no se emiten con documentos autorizados por el SRI, por ejemplo: movilizaciones, almuerzos, refrigerios.

Para que sea válido el rembolso, tanto el cliente como el intermediario deben cumplir con ciertos parámetros en la emisión y en el ingreso de la factura de reembolso, entre los requisitos generales tenemos:

• El detalle de la factura de reembolso emitida por el intermediario debe cumplir con un formato especial en el detalle de cada línea facturada, la misma debe contener información del número de factura, valores de IVA, RUC de la empresa que emite.
• El documento emitido por reembolso puede ser factura de venta o liquidación de compras.
• Las fechas de los documentos que  componen el reembolso deben ser como máximo igual a la fecha de emsión del reembolso, es decir, no puede existir ningún documento con fecha mayor a la del reembolso
• Debe entregarse los documentos al cliente final que respalden la factura de reembolso que se le ha emitido, esto es necesario para incluirlos en el ATS que debe entregarse al SRI.
• Los impuestos de las compras realizadas para el intermediario no cuentan como crédito tributario, los mismos deben manejarse de forma independiente.
• El reembolso de cliente no se debe realizar retención alguna, mientras que el intermediario debe realizar las retenciones que según el caso requiera     

El reembolso desde el punto de vista del cliente final

Para cumplir con esta sección del proceso es necesario que el sistema permita realizar las siguientes tareas:

• Debe permitir al usuario el ingreso de la factura o liquidación de reembolso y
• Debe permitir ingresar los datos de las líneas de reembolso para incluirlos en el ATS

 A continuación se detalla cada uno de estos pasos:

Ingreso del reembolso:

El ingreso del reembolso se lo efectua utilizando "Facturas de proveedor" a la cual se puede acceder desde Contabilidad -> Proveedores -> Facturas de proveedor.

Una vez allí, deberemos llenar los campos como si de una factura se tratara con las siguientes consideraciones:

1. El sustento tributario debe seleccionarse acorde a lo requerido por su empresa
2. El tipo de documento puede ser "Comprobante de venta recibido por reembolso" o "Liquidacion de compras emitida por Reembolso de Gastos"

A continuación puede llenarse la factura indicando cada una de las líneas detalladas con su cuenta de gastos específica. En este paso se puede ahorrar tiempo ingresando una línea de factura por cada cuenta de gasto a ingresar y si coinciden los impuestos.

El siguiente paso es completar los "Datos de Reembolso", los cuales son obligatorios para generar el ATS que es el que el SRI utiliza como control de este proceso de reembolso, para esto vamos a la pestaña del mismo nombre e ingresamos los valores requeridos:

Es necesario completar toda la información que se requiere por cada campo:

• Fecha de Creación: Fecha en la que se emitio el documento de compra que se entrego por reembolso.
• Cliente/Proveedor: Datos del proveedor que constan en el documento de compra. Es muy importante agregar el número de RUC o Cédula para que este valor este disponible en el ATS.
• Tipo de Transaccion: En base a si se ingreso un RUC o una Cedula el sistema indicará sel tipo de transacción que se enviará al ATS, caso contrario mostrará un texto de advertencia.
• Autorizacion SRI: Debe completarse con la información mostrada en el siguiente gráfico:

 

 

• Número de documento: El número que se le asignó al documento de compra en el momento de su impresión
• Valores de los impuestos y sus bases: Debe ingresarse los valores y las bases de los impuestos requeridos. El sistema autocalculará el valor 12% de IVA una vez que su base sea ingresada, además existe un campo denominado "Total" que ayuda visualizando la suma total de los impuestos.

Una vez ingredada toda esta información podemos porceder a "Validar" la factura de compra.

Cabe señalar que al momento de validar la factura el sistema verificará si el reembolso ingresado cumple con los requisitos descritos anteriomente.